tel. +48 22 606 36 00 ibprs@ibprs.pl
  • English

Instytut Biotechnologii Przemysłu Rolno-Spożywczego
im. prof. Wacława Dąbrowskiego – Państwowy Instytut Badawczy

zatrudni osobę na stanowisko

SPECJALISTY DS. ARCHIWIZACJI I OBIEGU DOKUMENTÓW

 Opis stanowiska:

– kompleksowa obsługa i prowadzenie archiwum zakładowego – zarządzanie archiwizacją dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym:
1. przejmowanie dokumentacji:
a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
b) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
c) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD lub systemów dziedzinowych, w tym ich odpowiednia klasyfikacja, katalogowanie i opis;
2. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
3. przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
4. porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
5. udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
6. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia spraw w komórce organizacyjnej;
7. przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwania w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów;
8. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w komisyjnym jej brakowaniu;
9. przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazywaniu do zasobu Archiwum;
10. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
11. doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacja;
– opracowanie, wdrożenie i realizacja polityki w zakresie zarządzania dokumentacją –  jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja kancelaryjna i archiwalna;
– umiejętność samodzielnego zorganizowania archiwum zakładowego;
– koordynowanie procesu obiegu dokumentów wewnątrz instytutu badawczego w tym w ramach wdrażanego systemu EZD PUW (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego);
– kontrolowanie i nadzór nad prawidłowością obiegu i przechowywania dokumentacji w instytucie;
– prowadzenie innych prac administracyjno-biurowych;
– inicjowanie, opiniowanie i wdrażanie rozwiązań zapewniających wzrost efektywności działania.

Wymagania:

  • co najmniej wykształcenie średnie i przeszkolenie archiwalne (co najmniej kurs archiwalny I stopnia) lub wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwalną;
  • min. 1 rok doświadczenia na podobnym stanowisku w obszarze archiwizacji dokumentacji wewnętrznej oraz obiegu dokumentów w instytucie badawczym lub jednostce pokrewnej;
  • znajomość przepisów prawa archiwalnego i systemów kancelaryjnych;
  • biegła obsługa MS Office ze szczególnym uwzględnieniem MS Word i MS Excel;
  • bardzo dobra organizacja pracy własnej;
  • umiejętność realizacji kilku zadań jednocześnie pod presją czasu;
  • systematyczność, sumienność i skrupulatność, zdolność analitycznego myślenia;
  • doświadczenie we wdrażaniu i/lub użytkowaniu systemu EZD PUW będzie dodatkowym atutem.

Oferujemy:

  • stabilne warunki zatrudnienia na podstawie umowy o pracę,
  • dobrą lokalizację,
  • aktywne wsparcie w rozwój zawodowy,
  • ubezpieczenie grupowe,
  • dofinansowanie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Kontakt:

Dokumenty aplikacyjne wraz z CV zawierającym następującą klauzulę:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)).”

prosimy składać/przesyłać do dnia 31.08.2021 r. z dopiskiem „archiwista – IBPRS-PIB”:

Dział Spraw Pracowniczych
Instytut Biotechnologii Przemysłu Rolno-Spożywczego im. prof. Wacława Dąbrowskiego – Państwowy Instytut Badawczy
tel. +48 22 606 36 87
fax. +48 22 849 04 26
kadry@ibprs.pl

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami.
Oferty odrzucone będzie można odebrać w Dziale Spraw Pracowniczych (I piętro, pok. 130,131) w ciągu 3 dni od ukazania się na stronie internetowej informacji o rozstrzygnięciu oferty. Nieodebrane dokumenty po upłynięciu zakreślonego terminu zostaną komisyjnie zniszczone.